I manager capaci di ascoltare sono una mosca bianca in azienda?

Sentire non sempre è ascoltare attivamente.

In molte aziende oggi si è finalmente compresa l’importanza del “sapere ascoltare”.

Infatti, dopo una corsa contro il tempo per individuare strategie per migliorare l’efficienza, la performance dei propri dipendenti e la produttività del proprio business, sembra ci si inizi a rendere conto, forse un po’ tardi, che una delle cause principali dell’inefficienza delle organizzazioni aziendali siano le grandi falle esistenti nel loro sistema comunicativo.

Negli ultimi anni per migliorare i processi aziendali si sono viste nascere un buon numero di nuove figure manageriali, spesso arricchite da titoli altisonanti e responsabilità sempre più ampie, ma non sempre qualitativamente superiori alle figure manageriali che le avevano precedute.
Tra le cause: i ritmi frenetici, la pressione costante verso il raggiungimento degli obiettivi aziendali in tempi brevi o culture manageriali incentrate sul comando e controllo, sul dare spazio alla voce e alle nuove idee, più che all’ascolto di ciò che gli altri avevano da dire.

E così i manager capaci di ascoltare sono finiti per essere una “mosca bianca” all’interno del panorama aziendale.

Ma cosa significa davvero essere un buon ascoltatore in un ruolo manageriale? Significa semplicemente chiamare a raccolta i propri colleghi e sentire ciò che hanno da dire o qualcosa in più?

Per un manager ascoltare attivamente significa, innanzitutto:

• essere in grado di riconoscere il valore delle persone e far emergere le loro competenze e potenzialità
• creare un clima di fiducia e apertura in azienda
• permettere che opinioni e pensieri vengano espressi liberamente senza il timore di essere giudicati o criticati
• comunicare ai dipendenti che il loro punto di vista è importante e viene preso in considerazione.

Ascolto attivo e interferenze.

Si tratta di un’abilità che consiste nel comprendere in modo completo e preciso il messaggio trasmesso da una persona attraverso le sue parole, il tono della voce, il linguaggio non verbale e le emozioni espresse.
Non si tratta solo di ascoltare, ma di essere empatici, mettersi nei panni dell’altro e dare feedback costruttivi.

Ovviamente non si tratta di una competenza facile da acquisire e richiede preparazione e formazione.
Gli ostacoli che si frappongono tra chi ascolta e chi parla sono molteplici.
Possiamo chiamarli: interferenze. 

Ne elenchiamo alcune:

1. Distrazioni
   Telefonate, mail, urgenze dell’ultimo minuto rendono sempre più difficile concentrarsi su una conversazione senza essere interrotti. Inoltre, l’ansia da prestazione e la fretta spesso portano a pensare a cosa dire successivamente anziché focalizzarsi sul presente e sull’ascolto vero e proprio della persona che si ha di fronte.
2. Presunzione di conoscere già le risposte 
   Spesso si è così convinti delle proprie idee e soluzioni che si tende a interrompere chi sta parlando per esprimere la propria opinione, raccontare la propria esperienza, magari simile ma non uguale, o per mostrare di sapere. Questo atteggiamento è fortemente limitante e impedisce di comprendere appieno il punto di vista dell’altro.
3. Paura di essere giudicati o di giudicare gli altri
   Spesso, soprattutto in ambito lavorativo, si teme di dare un feedback negativo o di essere giudicati per le proprie idee o per il proprio lavoro. Questo può portare a una mancanza di sincerità e di franchezza nell’ascolto e nella comunicazione.
4. Mancanza di tempo
   Presi dai ritmi frenetici del quotidiano si tende a riservare uno spazio limitato alle conversazioni e agli incontri non capendo che, soprattutto adottando un ascolto attivo, questi ultimi sono fonti importanti di informazioni e utili alla definizione di strategie vincenti. 

Tuttavia, è possibile superare questi ostacoli/interferenze.

È necessario però lavorare su sé stessi.

Da un lato adottando comportamenti utili all’acquisizione di una maggior consapevolezza di sé, degli altri e del momento presente, dall’altro scegliendo delle strategie di comunicazione chiare e concise che aiutino a mantenere il focus durante la conversazione. 

Ricorrere all’aiuto di un coach che accompagni i manager e i loro collaboratori attraverso un percorso di acquisizione e sviluppo della competenza dell’ascolto attivo può essere una strategia efficace.

L’ascolto attivo, infatti, è una competenza fondamentale da diffondere in azienda per costruire e mantenere relazioni positive e funzionali, sia all’interno di un team di lavoro che con i clienti o i fornitori. Tutti gli aspetti della vita manageriale, dalla gestione dei conflitti alla negoziazione, passano attraverso una comunicazione efficace basata sull’ascolto attivo.

I manager dovrebbero imparare ad ascoltare con mente aperta, senza pregiudizi e senza cercare di imporre le proprie idee. 

Riuscirebbero così probabilmente ad identificare possibili problemi o criticità prima che queste si trasformino in situazioni più complesse da gestire. 

In sintesi, investire nel miglioramento dell’ascolto attivo in azienda è fondamentale per far crescere la performance dell’intera organizzazione. L’output sarebbe un ambiente di lavoro positivo e produttivo con una cultura aziendale basata sulla collaborazione e sulla fiducia reciproca.

Consigli da un coach

Per diffondere un ascolto attivo all’interno dell’azienda è opportuno:

1. Formare i dipendenti
   Organizzare dei corsi, dei workshop o delle presentazioni interne per sensibilizzare i dipendenti sul tema dell’ascolto attivo e fornire loro gli strumenti necessari per sviluppare questa abilità.
2. Dare l’esempio
   Leader e i manager devono essere i primi a dare l’esempio, dimostrando un atteggiamento d’ascolto attivo durante le riunioni e le conversazioni con i dipendenti e collaboratori. 
3. Creare un ambiente di fiducia 
   Creare un clima di fiducia all’interno dell’azienda per incoraggiare l’ascolto attivo, poiché i dipendenti si sentano più liberi di esprimere le proprie opinioni e preoccupazioni.
4. Utilizzare la comunicazione non verbale 
   Durante una conversazione prestare attenzione anche alla comunicazione non verbale. Gesti, espressioni facciali e tono di voce possono trasmettere informazioni importanti che possono aiutare a capire meglio il punto di vista del ricevente. 
5. Pianificare momenti di ascolto 
   Inserire dei momenti specifici all’interno della giornata lavorativa in cui i dipendenti possono esprimere le proprie opinioni e preoccupazioni
6. Evitare le distrazioni 
   Quando si ha una conversazione con un dipendente, bisogna evitare di guardare il telefono o di essere distratti da altre attività. Questo dimostra rispetto e volontà di ascoltare con interesse. 
7. Dare feedback costruttivi
   È importante dare feedback costruttivi. Grazie all’ascolto attivo è possibile comprendere meglio la situazione e trovare le soluzioni più appropriate per risolvere eventuali problemi.
8. Continuare a praticare 
   Come per ogni abilità, anche l’ascolto attivo richiede pratica e costanza per essere sviluppato. È importante che i dipendenti e i leader continuino a mettere in pratica questa abilità ogni giorno, per rafforzare il proprio atteggiamento empatico e migliorare la comunicazione all’interno dell’azienda.

Buon lavoro!